Electronic Data Interchange

Disingkat dengan EDI. Merupakan mekanisme untuk pertukaran data-data untuk keperluan bisnis secara elektronis. Adanya EDI dapat mempercepat proses bisnis. Kelemahan EDI adalah implementasinya yang sangat spesifik dan tertutup sehingga membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Dengan adanya Internet, mulai muncul EDI (over) Internet, dan Open EDI yang diharapkan dapat menekan biaya dengan menggunakan Internet.
Frequently Asked Question
• Apa yang dimaksud dengan sistem pertukaran data elektronik (EDI) itu?
• Mungkinkah kedua sistem yang berbeda sama sekali ini dikomunikasikan ?
• Apakah pelaku bisnis harus merubah aplikasinya untuk ber-EDI ?
• Apakah pelaku bisnis harus menambah/merubah infrastrukturnya ?
Apa yang dimaksud dengan sistem pertukaran data elektronik (EDI) itu? EDI atau singkatan dari Electronic Data Interchange sebenarnya adalah sebuah metode pertukaran dokumen bisnis antar aplikasi komputer - antar perusahaan/instansi secara elektronis dengan menggunakan format standar yang telah disepakati, dimana antara dua pihak yang berhubungan yang memiliki sistem dan aplikasi yang berbeda dihubungkan dengan teknologi EDI (Value added Network). Mungkinkah kedua sistem yang berbeda sama sekali ini dikomunikasikan ? Jawabannya sangat mungkin sebab prinsip dari teknologi EDI sebenarnya adalah menerjemahkan bahasa aplikasi dari sistim yang sama-sekali berbeda menjadi bahasa yang terstandarisasi, sebagai contoh dalam hal ini UN/EDIFACT yang merupakan singkatan dari United Nation Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, disini bisa dilihat bahwa bahasa tersebut distandardisasi oleh PBB. Apakah pelaku bisnis harus merubah aplikasinya untuk ber-EDI ? Tidak!!, sebab pelaku bisnis tetap dapat menggunakan aplikasi dokumen yang selama ini telah dipakai, tetapi nanti akan ditambah suatu interface untuk merubah data dokumen aplikasi tersebut agar dapat ter-EDI.
Apakah pelaku bisnis harus menambah/merubah infrastrukturnya ? Jawabannya adalah tidak!!, sebab teknologi EDI ini adalah teknologi 'less investment' dimana pelaku bisnis tidak perlu lagi membeli peralatan baru sebagai infrastruktur untuk pertukaran dokumennya, dengan kata lain tetap menggunakan peralatan yang telah tersedia. Sebenarnya secara jujur dapat dilihat bahwa banyak teknologi informasi yang selama ini bermunculan dengan dalih dapat 'mengefisiensikan' proses bisnis. Adalah sangat tidak lucu apabila pada penerapan teknologi itu sendiri 'tidak efisien'. Kita dapat melihat banyak perusahaan yang telah menginvestasikan dana puluhan milyar untuk kegiatan proses teknologi informasi bisnisnya menjadi tidak efisien, karena cepatnya perkembangan teknologi informasi yang mengakibatkan dalam 3 tahun setelah investasi tersebut, teknologi baru telah muncul, sehingga belum sempat investasi yang telah dikeluarkan teraplikasi dengan baik, sudah harus mengikuti teknologi baru, kalau harus terus mengikuti perkembangan tersebut tanpa adanya standarisasi global, bisa di bayangkan bahwa sangat mungkin perusahaan tersebut akan berubah menjadi perusahaan yang berorientasi ke sistim informasi, melenceng dari tujuan perusahaannya. Tujuan utama dari pemakaian teknologi EDI, sebenarnya adalah agar teknologi ini dapat membantu para pelaku bisnis mengkomunikasikan dokumennya dengan pihak lain lebih cepat, akurat dan lebih efisien karena sifatnya yang dapat mengeliminir kesalahan yang diakibatkan proses re-entry dan dapat mengurangi pemakaian kertas, komunikasi dan biaya-biaya lain yang timbul pada metode konvensional sehingga diharapkan dapat menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan dan diharapkan dapat meningkatkan laba kepada pemakainya. Apabila proses tersebut terpenuhi, otomatis proses bisnis internal perusahaan tersebut akan menjadi lebih baik, terencana dan pada akhirnya hubungan bisnis dengan pihak lain-pun akan dapat lebih baik juga
EDI (ELECTRONIC DATA INTERCHANGE) | Komputerisasi Transaksi Bisnis
Pengantar Pertukaran informasi bisnis pada saat ini umumnya dilakukan dengan cara yang konvensional, yaitu menggunakan media kertas. Seiring dengan meningkatnya transaksi bisnis suatu perusahaan tentu akan meningkat pula penggunaan kertas. Hal ini dapat menimbulkan banyak masalah seperti keterlambatan dalam pertukaran informasi, kebutuhan akan bertambah jumlah personil yang sekaligus juga berarti menambah beban keuangan dalam perusahaan.
Fakta-fakta ini telah menyebabkan ketidakefisienan dalam dalam bisnis, khususnya yang berkaitan dengan pertukaran informasi bisnis. Persoalan di atas tentu harus kita cara jalan keluarnya agar efisiensi dalam transaksi bisnis dapat ditingkatkan. Kehadiran internet menjadi sebuah jawaban untuk mengatasi berbagai problema di atas. Namun, jaminan keamanan dalam transaksi melalui internet telah menimbulkan kekhwatiran orang untuk bertransaksi melalui media maya ini. Kehadiran Electronic Data Interchange (EDI) telah menjadi salah satu solusi untuk membuat keefisienan dalam transaksi bisnis di Internet dan sekaligus memberikan jaminan keamanan dalam bertransaksi tersebut. DefinisiEDI EDI adalah pertukaran data komputer antar aplikasi melintasi batas-batas organisasi, sehingga intervensi manusia atau interpretasi atas data tersebut oleh manusia [RITCHIE 94] dapat ditekan seminimum mungkin. Akibatnya data dalam EDI tentunya harus dalam format terstruktur yang bisa dipahami oleh masing-masing komputer. CaraKerjaEDI Pada dasarnya EDI terdiri dari tiga komponen utama, yakni pesan standar, perangkat lunak EDI (EDI Converter), dan komunikasi. Sebelum melangkah lebih jauh penulis ingin menerangkan ketiga komponen dasar EDI. Pertama, Pesan standar pada dasarnya berisikan teks (text) yang memuat informasi dan rule sebagai penterjemah dari satu atau lebih dokumen bisnis. Contoh dari pesan standart adalah Uniform Communication Standar (UCM) yang mendefinisikan lebih kurang 15 tipe dokumen elektronik diantaranya; purchase order, promotion announcement, price change, invoice, dll. Sedangkan rule dalam EDI lazimnya bekerja dalam bentuk kelompok. Sekumpulan rules untuk memformat sebuah dokumen elektronik disebut transaction set. Jadi, transaction set adalah analogi elekronik dari kertas/form dokumen bisnis. Salah satu ciri utama dalam EDI, pada dasarnya pertukaran data terjadi antar aplikasi komputer, sehingga tidak hanya antar komputer. Akibatnya intervensi hanya manusia (pengguna) terjadi pada aplikasi komputer ini, sedangkan sisanya seperti proses pengiriman dan interpretasi data dapat dilakukan oleh komputer. Berbeda dengan facsimile dan e-mail, dalam EDI yang dipertukarkan harus terstruktur sehingga dapat dibaca dan diinterpretasikan oleh komputer. Dalam facsimile dan e-mail data tidak terstruktur sehingga data hanya bisa diinterpretasikan oleh manusia. Kedua, Perangkat lunak EDI berfungsi sebagai sebagai penterjemah dari pesan standar EDI ke dalam internal file format perusahaan penerima. Perangkat lunak EDI harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis yang dipakai. Ketiga, Komunikasi. Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda dengan komunikasi yang kita bersifat konvensional. Hal ini disebabkan komunikasi di EDI dilakukan melalui antar mesin (komputer), sehingga diperlukan infrastruktur komunikasi. Bentuk komunikasi infrastruktur yang mula-mula berkembang adalah transaksi berbentuk point-to-point, yakni hubungan langsung dari dua perusahaan yang bertransaksi. Dalam point-to-point di EDI perusahaan yang bertransaksi memerlukan: (1) menggunakan protokol komunikasi yang sama, (2) mempunyai
kecepatan transmisi yang sama, (3) menyediakan line telepon pada saat yang sama. Dengan bertambahnya rekan bisnis, maka komunikasi berbentuk point-to-point makin susah untuk di-manage, oleh karena itu dalam perkembangannya akan lebih mudah bila memakai jasa pihak ketiga, yaitu Vale Added Network (VAN). VAN adalah penyedia network di mana setiap pelanggan-pelanggannya mempunyai mailbox pada perusahaan VAN tersebut. Mailboxing ini memungkinkan pengiriman transaction set ke mailbox rekan bisnis. Dengan cara ini pesan-pesan EDI dibawa oleh e-mail. Komunikasi via VAN menghindari keterbatasan-keterbatasan yang ada pada point-to-point. Beberapa VAN juga menyediakan bantuan implementasi berupa consulting, softaware dan training rekan bisnis. Untuk seccurity transfer data VAN memberikan jaminan kepada pelanggan-pelanggan dengan cara-cara sebagai berikut: Access ke VAN memerlukan password dan IDs; Validasi relasi dagang untuk memastikan hanya pelanggan yang berhak yang bisa menerima pesan-pesan atau dokumen-dokumen; VAN mencek integritas dari pesan-pesan EDI. Ini diimaksudkan untuk memastikan agar pesan-pesan yang dikirimkan sesuai dengan standar yang dipakai. Penerapan EDI di Internet Penggunaan EDI di internet bisa dibilang masih baru, namun teknologi dan service telah berkembang dengan cepat. VAN yang ada sekarang sudah terhubung ke internet untuk memberikan service ke pelanggan-pelanggan (misalnya iklan sebuah produk). Sebuah perusahaan pelanggan VAN dapat melakukan transaksi EDI dengan sebuah perusahaan lain yang terhubung ke internet. Pesan-pesan EDI dapat diselipkan ke dalam Internet E-mail. Perusahaan-perusahaan yang sama-sama terhubung ke Internet juga dapat melakukan transaksi EDI. Kedua perusahaan yang bertransaksi harus sepakat dengan Internet protokol apa yang akan dipakai untuk pertukaran pesan-pesan EDI: Pengiriman-pesan dengan e-mail. Ini cara yang paling simpel dan paling banyak dipakai. Khususnya untuk menyelipkan pesan-pesan EDI bisa dipakai spesifikasi IETF-MIME dan kedua rekan dagang harus sepakat dengan metode encryption untuk pengamanan pengiriman e-mail, misalnya PEM atau PGP. Pengiriman pesan-pesan EDI dengan FTP. Untuk pertukaran pesan-pesan EDI dengan FTP, sebuah account harus dibuat untuk setiap rekan dagang untuk FTP login, inclusif password. Pesan-pesan EDI disimpan di sebuah file, dan rekan dagang membuat perjanjian untuk penamaan file-file dan direktori dimana pesan-pesan disimpan. Perkembangan EDI Saat ini. Saat ini kebanyakan EDI, transaksi terjadi melalui VAN. Di dunia sudah ada beberapa VAN. Berikut ini penulis memberikan contoh beberapa Van yang berkembang dan sangat besar sekarang dengan keunikan pelayanaannya masin-masing. Pertama, General Electric Information (GEIS) VAN ini telah mempunyai pelanggan lebih dari 30.000 perusahaan yang tersebar. GEIS selain VAN provider juga menyediakan EDI Software. Contoh real dari implementasi produk-produk GEIS ini adalah implementasi EDI di Bea Cukai Selandia Baru. Sistem EDI CEDI*FIT (Custom EDI for International Trade) memberi jaminan kepada importir maximum 4 jam untuk semua muatan, ini berarti menghemat 48 jam untuk dokumen-dokumen kiriman udara dan 7 hari untuk kiriman laut dibandingkan
dengan layanan yang diberikan oleh sistem konvensional. Untuk melayani penumpang udara, Bea Cukai Selandia Baru menggunakan sistem CEDI*PAX (Custom EDI for Passenger Exchange). Dengan sistem ini data-data penumpang tidak perlu dimasukkan kembali ke dalam komputer, tetapi data yang dimasukkan ketika berangkat bisa dipanggil kembali oleh CEDI*PAX. Contoh lain adalah aplikasi EDI di sebuah perusahaan buah-buahan di Thailand, Dole Food Company. Perusahaan ini bayak mengekspor buah-buahan ke Eropa. Dengan EDI pesanan langsung dari Eropa via GEIS Global Network bisa dilakukan ke perusahaan yang terletak di sebuah desa terpencil di Thailand. Kedua, AT&T Easy Link Service VAN ini tidak hanya memberikan layanan EDI. Tetapi juga juga elektronik mail, fax dan telex. Ketiga, Management Information System Group, Inc (MISG). MISG mempunyai peolanggan yang jumlahnya lebih dari 20.000. MISG mempunyai 2 sistem yang utama TRANSNET dan ANSINET. Sistem TRANSNET adalah salah satu jaringan pemesanan secara elektronik yang terbesar di dunia. Sebagai pelengkap dari TRANSINET, ANSINET sistem dapat digunakan untuk transfer dokumen-dokumen EDI lain. Keutamaan dari sistem ini mencakup basic mailbox services, 24-jam service, koneksi dengan jaringan-jaringan EDI lainnya. MISG juga menyediakan access ke Internet, e-mail, consulting services, dll. Keempat, Singapore Network Service (SNS). SNS didirikan bulan Maret 1988. SNS tidak hanya memberikan layanan EDI tetapi memberikan layanan network secara umum. Saat ini SNS melayani pemerintah, transport, medical, dll. Dengan penerapan SNS terbukti perekonomian Singapura saat ini semakin berkembang, tentu ini tidak bisa dilepaskan dari keberhasilan mengadopsi dan memanfaatkan EDI. Keempat, TranSettlements. Van ini didirikan tahun 1977,Lebih dari 70% dari perusahaan angkutan darat dan udara di Amerika Utara yang mengimplementasikan EDI memakai jasa VAN ini. Kelima, WorldLinx Services. VAN ini dapat diaccess dari 140 negara. Perangkat lunak yang disebut The Net:EDI menterjemahkan transaction data ke standar format EDI. Contoh aplikasi dari sistem ini adalah yang diterapkan di B.C Health Service, sebuah cabang dari British Columbia Association yang menawarkan barang-barang ke 100 rumah sakit. Penjualan barang-barang ini mencapai 100 juta dollar AS setahun. Mereka berkomunikasi menggunakan TheNet:EDI untuk pertukaran purchase orders and invoices. Keenam, IBM Global Network. Selain memberikan layanan EDI, IBM Global Network juga memberikan layanan e-mail, voice-mail, connectivity (lease, dial, wireless)X.400 messaging. Keuntungan EDI EDI memperbaiki efisiensi juga menurunkan biaya dan juga keuntungan-keuntungan lain diantaranya: Bussiness survival Kebanyakan organisasi-organisasi besar menekan supplier-suppliernya untuk menggunakan EDI. EDI adalah metode yang diinginkan untuk melakukan bisnis di banyak industri, misalnya rail, automotive, chemical dan farmasi. Penghematan biaya EDI menekan biaya biaya dalam proses transaksi dan menaikkan efisiensi. Penghematan yang diperoleh dari EDI bisa bersumber dari berbagai bidang seperti:
Pengurangan dalam pemrosesan dokumen (misalnya: mengetik kembali data yang sama/redundant data). Mengurangi staf sebagai hasil dari eliminasi data re-keying,koreksi kesalahan,dll. Penurunan tingkat inventory. Ini adalah hasil dari penurunan waktu proses transaksi dan eliminasi dari ketidakpastian seperti order delivery time. Penurunan biaya untuk penanganan spesial dan pos ekspres yang disebabkan keterlambatan dalam penerimaan dan proses yang tidak efisien dalam surat-menyurat. Penurunan penggunaan telepon. Penurunan biaya pos konvensional. Penurunan dalam pengeluaran biaya transpor. Memperbaiki service kepada pelanggan Memperbaiki relasi dengan suplier,pelanggan dan rekan dagang. Memperbaiki kemampuan untuk bersaing secara internasional, sebagai hasil dari penurunan waktu komunikasi dan penurunan kesalahan, waktu design dan pengembangan lebih lebih singkat. Peluang EDI di Indonesia Kita tidak dapat membantah bahwa salah satu dampak dari liberalisasi adalah semakin terintegrasi perekonomian negara kita dengan perekonomian global. Liberalisasi perdagangan yang disepakati melalui APEC, juga GATT, akan menuntut kita untuk selalu bersaing dengan pelaku-pelaku ekonomi dari negara lain. Untuk bisa menempatkan diri dalam tatanan ekonomi dunia, mau tidak mau kita harus meningkatkan efisiensi pelaku bisnis sebagaimana pelaku bisnis di negara lain. EDI bisa membantu kita meningkatkan efisiensi, karena komputerisasi transaksi bisnis dapat menyederhanakan dan mempercepat prosedur. Karena dunia bisnis tidak dapat melepaskan diri dari pemerintah, maka kesediaan pemerintah dalam penerapan EDI sangat penting, untuk memilih standar yang berlaku dan untuk menyediakan perangkat hukum yang diperlukan. Keberhasilan Singapura dalam menerapkan EDI dapat kita jadikan jadikan satu contoh. Saat ini pelabuhan Singapura menjadi pelabuhan tersibuk di dunia, fakta ini tentu tidak terlepaskan dari peran EDI yang sangat membantu transaksi bisnis di pelabuhan tersebut. Bila mengingat ketidakefisiennya selalu masalah dalam perekonomi kita, maka penerapan EDI dapat kita jadikan alternatif untuk mengatasi problema klasik permasalah ekonomi Indonesia.
STUDI KASUS PEMANFAATAN E-COMMERCE DALAM BISNIS INTERNET
E-Commerce
Perdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal peradabannya.Sejalan dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang kian memudahkan penggunanya kini ialah e-commerce. Makhluk apa sesungguhnya e-commerce itu, bagaimana ia dapat mempermudah penggunanya, serta peran pentingnya akan dibahas dalam tulisan ini.
. Pengertian E-Commerce Electronic Commerce (Perniagaan Elektronik), sebagai bagian dari Electronic Business (bisnis yang dilakukan dengan menggunakan electronic transmission), oleh para ahli dan pelaku bisnis dicoba dirumuskan definisinya. Secara umum e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan/perniagaan barang atau jasa (trade of goods and service) dengan menggunakan media elektronik. Jelas, selain dari yang telah disebutkan di atas, bahwa kegiatan perniagaan tersebut merupakan bagian dari kegiatan bisnis. Kesimpulannya, "e-commerce is a part of e-business". Media elektronik yang dibicarakan di dalam tulisan ini untuk sementara hanya difokuskan dalam hal penggunaan media internet. Pasalnya, penggunaan internetlah yang saat ini paling popular digunakan oleh banyak orang, selain merupakan hal yang bisa dikategorikan sebagai hal yang sedang ‘booming’. Perlu digarisbawahi, dengan adanya perkembangan teknologi di masa mendatang, terbuka kemungkinan adanya penggunaan media jaringan lain selain internet dalam ecommerce. Jadi pemikiran kita jangan hanya terpaku pada penggunaan media internet belaka. Penggunaan internet dipilih oleh kebanyakan orang sekarang ini karena kemudahan-kemudahan yang dimiliki oleh jaringan internet, yaitu: 1.Internet sebagai jaringan publik yang sangat besar (huge/widespread network), layaknya yang dimiliki suatu jaringan publik elektronik, yaitu murah, cepat dan kemudahan akses. 2.Menggunakan electronic data sebagai media penyampaian pesan/data sehingga dapat dilakukan pengiriman dan penerimaan informasi secara mudah dan ringkas, baik dalam bentuk data elektronik analog maupun digital. Dari apa yang telah diuraikan di atas, dengan kata lain; di dalam e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan/perniagaan hanya berhubungan melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan media internet. E-commerce adalah kegiatan-kegiatan bisnis yang menyangkut konsumen (consumers), manufaktur (manufactures), service providers dan pedagang perantara (intermediaries) dengan menggunakan jaringan-jaringan komputer (komputer networks) yaitu internet. Julian Ding dalam bukunya Ecommerce: Law
& Practice, mengemukakan bahwa e-commerce sebagai suatu konsep yang tidak dapat didefinisikan. E-commerce memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda. Sedangkan Onno W. Purbo dan Aang Wahyudi yang mengutip pendapatnya David Baum, menyebutkan bahwa: “e-commerce is a dynamic set of technologies, aplications, and business procces that link enterprises, consumers, and communities through electronic transaction and the electronic exchange of goods, services, and information”. Bahwa e-commerce merupakan suatu set dinamis teknologi, aplikasi dan proses bisnis yang menghubungkan perusahaan, konsumen dan komunitas melalui transaksi elektronik dan perdagangan barang, pelayanan dan informasi yang dilakukan secara elektronik. E-commerce digunakan sebagai transaksi bisnis antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain, antara perusahaan dengan pelanggan (customer), atau antara perusahaan dengan institusi yang bergerak dalam pelayanan public. Jika diklasifikasikan, sistem e-commerce terbagi menjadi tiga tipe aplikasi, yaitu: 1.Electronic Markets (EMs). EMs adalah sebuah sarana yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan/menyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga yang ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs adalah sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang ditawarkan. Keuntungan fasilitas EMs bagi pelanggan adalah terlihat lebih nyata dan efisien dalam hal waktu. Sedangkan bagi penjual, ia dapat mendistribusikan informasi mengenai produk dan service yang ditawarkan dengan lebih cepat sehingga dapat menarik pelanggan lebih banyak. 2.Electronic Data Interchange (EDI). EDI adalah sarana untuk mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi reguler yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi komersial. Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”. EDI sangat luas penggunaannya, biasanya digunakan oleh kelompok retail yang besar ketika melakukan bisnis dagang dengan para supplier mereka. EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer yang satu ke sistem komputer yang lain tanpa memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia. Keuntungan dalam menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, memperoleh respon yang cepat, pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara elektronik. 3.Internet Commerce. Internet commerce adalah penggunaan internet yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk perdagangan. Kegiatan komersial ini seperti iklan dalam penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di internet antara lain pemesanan/pembelian barang dimana barang akan dikirim melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening
penjual. Penggunaan internet sebagai media pemasaran dan saluran penjualan terbukti mempunyai keuntungan antara lain untuk beberapa produk tertentu lebih sesuai ditawarkan melalui internet; harga lebih murah mengingat membuat situs di internet lebih murah biayanya dibandingkan dengan membuka outlet retail di berbagai tempat; internet merupakan media promosi perusahaan dan produk yang paling tepat dengan harga yang relatif lebih murah; serta pembelian melalui internet akan diikuti dengan layanan pengantaran barang sampai di tempat pemesan. . Karakteristik E-Commerce Berbeda dengan transaksi perdagangan biasa, transaksi e-commerce memiliki beberapa karakteristik yang sangat khusus, yaitu: a.Transaksi tanpa batas: Sebelum era internet, batas-batas geografi menjadi penghalang suatu perusahaan atau individu yang ingin go-international. Sehingga, hanya perusahaan atau individu dengan modal besar yang dapat memasarkan produknya ke luar negeri. Dewasa ini dengan internet pengusaha kecil dan menengah dapat memasarkan produknya secara internasional cukup dengan membuat situs web atau dengan memasang iklan di situs-situs internet tanpa batas waktu (24 jam), dan tentu saja pelanggan dari seluruh dunia dapat mengakses situs tersebut dan melakukan transaksi secara on line. b.Transaksi anonim: Para penjual dan pembeli dalam transaksi melalui internet tidak harus bertemu muka satu sama lainnya. Penjual tidak memerlukan nama dari pembeli sepanjang mengenai pembayarannya telah diotorisasi oleh penyedia sistem pembayaran yang ditentukan, yang biasanya dengan kartu kredit. c.Produk digital dan non digital: Produk-produk digital seperti software komputer, musik dan produk lain yang bersifat digital dapat dipasarkan melalui internet dengan cara mendownload secara elektronik. Dalam perkembangannya obyek yang ditawarkan melalui internet juga meliputi barang-barang kebutuhan hidup lainnya. d.Produk barang tak berwujud: Banyak perusahaan yang bergerak di bidang e-commerce dengan menawarkan barang tak berwujud separti data, software dan ide-ide yang dijual melalui internet. e.Terbuka untuk umum, dimana informasi disebarkan ke umum. Servis yang diberikan bersifat umum (generic) dengan mekanisme yang dapat digunakan oleh khalayak ramai. Sebagai contoh, karena sistem Web sudah umum digunakan maka servis diberikan dengan menggunakan basis Web. Servis diberikan berdasarkan permohonan (on demand). Konsumer melakuka inisiatif dan produser harus siap memberikan respon sesuai dengan permohonan. Pendekatan client/server sering digunakan dimana diambil asumsi client (consumer) menggunakan sistem yang minimal (berbasis Web) dan processing (business procedure) diletakkan di sisi server. Implementasi e-commerce pada dunia industri yang penerapannya semakin lama semakin luas tidak hanya mengubah suasana kompetisi menjadi semakin dinamis dan global, namun telah membentuk suatu masyarakat tersendiri yang dinamakan Komunitas Bisnis Elektronik (Electronic Business Community). Komunitas ini
memanfaatkan cyberspace sebagai tempat bertemu, berkomunikasi, dan berkoordinasi ini secara intens memanfaatkan media dan infrastruktur telekomunikasi dan teknologi informasi dalam menjalankan kegiatannya sehari-hari. Seperti halnya pada masyarakat tradisional, pertemuan antara berbagai pihak dengan beragam kepentingan secara natural telah membentuk sebuah pasar tersendiri tempat bertemunya permintaan (demand) dan penawaran (supply). Transaksi yang terjadi antara demand dan supply dapat dengan mudah dilakukan walaupun yang bersangkutan berada dalam sisi geografis yang berbeda karena kemajuan dan perkembangan teknologi informasi, yang dalam hal ini adalah teknologi e-commerce. Secara umum e-commerce dapat diklasifasikan menjadi dua jenis yaitu; Business to Business (B2B) dan Business to Consumer (B2C). Business to Business (B2B) adalah sistem komunikasi bisnis online antar pelaku bisnis, sedangkan Business to Consumer (B2C) merupakan mekanisme took online (electronic shopping mall), yaitu transaksi antara e-merchant dengan e-customer. Dalam Business to Business pada umumnya transaksi dilakukan oleh para trading partners yang saling kenal dengan format data yang telah disepakati bersama. Sedangkan dalam Business to Customer sifatnya terbuka untuk publik, sehingga setiap individu dapat mengaksesnya melalui suatu web server. Dalam kajian ini, untuk selanjutnya yang akan dibahas adalah Business to Customer. . Mekanisme E-Commerce Transaksi elektronik antara e-merchant (pihak yang menawarkan barang atau jasa melalui internet) dengan e-customer, (pihak yang membeli barang atau jasa melalui internet) yang terjadi di dunia maya atau di internet pada umumnya berlangsung secara paperless transaction, sedangkan dokumen yang digunakan dalam transaksi tersebut bukanlah paper document, melainkan dokumen elektronik (digital document). Kontrak on line dalam e-commerce menurut Santiago Cavanillas dan A. Martines Nadal, seperti yang dikutip oleh Arsyad Sanusi memiliki banyak tipe dan variasi yaitu: a.Kontrak melalui chatting dan video conference; b.Kontrak melalui e-mail; c.Kontrak melalui web atau situs. Chatting dan Video Conference adalah alat komunikasi yang disediakan oleh internet yang biasa digunakan untuk dialog interaktif secara langsung. Dengan chatting seseorang dapat berkomunikasi secara langsung dengan orang lain persis seperti telepon, hanya saja komunikasi lewat chatting ini adalah tulisan atau pernyataan yang terbaca pada komputer masing-masing. Sesuai dengan namanya, video conference adalah alat untuk berbicara dengan beberapa pihak dengan melihat gambar dan mendengar suara secara langsung pihak yang dihubungi dengan alat ini. Dengan demikian melakukan kontrak dengan menggunakan jasa chatting dan video conference ini dapat dilakukan secara langsung antara beberapa pihak dengan menggunakan sarana computer atau monitor televisi.
Kontrak melalui e-mail adalah salah satu kontrak on line yang sangat populer karena pengguna email saat ini sangat banyak dan mendunia dengan biaya yang sangat murah dan waktu yang efisien. Untuk memperoleh alamat e-mail dapat dilakukan dengan cara mendaftarkan diri kepada penyedia layanan e-mail gratis atau dengan mendaftarkan diri sebagai subscriber pada server atau ISP tertentu. Kontrak e-mail dapat berupa penawaran yang dikirimkan kepada seseorang kepada banyak orang yang tergabung dalam sebuah mailing list, serta penerimaan dan pemberitahuan penerimaan yang seluruhnya dikirimkan melalui e-mail. Di samping itu kontrak email dapat dilakukan dengan penawaran barangnya diberikan melalui situs web yang memposting penawarannya, sedangkan penerimaannya dilakukan melalui e-mail. Kontrak melalui web dapat dilakukan dengan cara situs web seorang supplier (baik yang berlokasi di server supplier maupun diletakkan pada server pihak ketiga) memiliki diskripsi produk atau jasa dan satu seri halaman yang bersifat self-contraction, yaitu dapat digunakan untuk membuat kontrak sendiri, yang memungkinkan pengunjung web untuk memesan produk atau jasa tersebut. Para konsumen harus menyediakan informasi personal dan harus menyertakan nomor kartu kredit. Selanjutnya, mekanismenya adalah sebagai berikut: Untuk produk on line yang berupa software, pembeli diizinkan untuk men-download-nya; Untuk produk yang berwujud fisik, pengiriman barang dilakukan sampai di rumah konsumen; Untuk pembelian jasa, supplier menyediakan untuk melayani konsumen sesuai dengan waktu dan tempat yang telah ditentukan dalam perjanjian. Mekanisme transaksi elektronik dengan e-commerce dimulai dengan adanya penawaran suatu produk tertentu oleh penjual (misalnya bertempat kedudukan di USA) di suatu website melalui server yang berada di Indonesia (misalnya detik.com). Apabila konsumen Indonesia melakukan pembelian, maka konsumen tersebut akan mengisi order mail yang telah disediakan oleh pihak penjual. Selanjutnya cara pembayaran yang dapat dilakukan oleh konsumen tersebut dapat memilih dengan: a.Transaksi model ATM; b.Pembayaran langsung antara dua pihak yang bertransaksi tanpa perantara; c.Dengan perantaraan pihak ketiga; d.Dengan micropayment; dan e.Dengan Anonymous Digital Cash. Dewasa ini lembaga-lembaga pembiayaan, seperti Visa dan Mastercard, telah mengembangkan sistem pembayaran dengan Secure Electronic Transaction (SET). Dengan sistem ini transaksi akan melibatkan lembaga CA (Certificate of Authenticity) dan payment gateway. Uraian mengenai hal ini selanjutnya akan dibahas pada bagian terakhir bahasan Hukum dan Cyberlaw. Tetapi pada intinya mekanisme pembayaran dengan menggunakan SET ini melibatkan beberapa pihak yaitu: a.Issuer, yaitu institusi financial yang mengeluarkan kartu bank; b.Cardholder, yaitu konsumen yang telah terdaftar di issuer; c.Merchant, yaitu penjual barang atau jasa atau informasi;
d.Acquirer, yaitu institusi finansial yang menyediakan pelayanan untuk memproses transaksi kartu bank; e.Ca, yaitu lembaga yang memiliki otoritas untuk mengeluarkan sertifikat digital. Apabila proses pembayaran tersebut telah diotorisasi, maka proses selanjutnya adalah pengiriman barang. Cara pengiriman barang tersebut disesuaikan dengan macam produk yang diperdagangkan. Untuk produk yang berupa barang-barang berwujud, maka pengirimannya dilakukan melalui pengiriman biasa, sedangkan untuk barang-barang tak berwujud seperti jasa, software atau produk digital lainnya maka pengirimannya melalui proses download. Dalam proses terjadinya transaksi e-commerce, menurut Julian Ding sebagaimana dikutip oleh Marian Darus Badrulzaman menentukan bahwa: “A contract is a struck when two or more persons agree to a certain course of conduct”. Maksudnya, kontrak adalah sebagai pertemuan dalam dua atau lebih pihak setuju melakukan tindakan tertentu, sehingga pada saat itulah kesepakatan tercapai. Berdasarkan beberapa pendapat tersebut di atas, maka secara umum mekanisme transaksi elektronik melalui e-commerce dapat digambarkan sebagai berikut: Issuing Customer Bank Aquiring Merchant Bank Berdasarkan gambar di atas maka tahapan dalam transaksi elektronik melalui e-commerce dapat diurutkan sebagai berikut: a.E-customer dan e-merchant bertemu dalam dunia maya melalui server yang disewa dari Internet Server Provider (ISP) oleh e-merchant. b.Transaksi melalui e-commerce disertai term of use dan sales term condition atau klausula standar, yang pada umumnya e-merchant telah meletakkan klausula kesepakatan pada websitenya, sedangkan e-customer jika berminat tinggal memilih tombol accept atau menerima. c.Penerimaan e-customer melalui mekanisme “klik” tersebut sebagai perwujudan dari kesepakatan yang tentunya mengikat pihak e-merchant. d.Pada saat kedua belah pihak mencapai kesepakatan, kemudian diikuti dengan proses pembayaran, yang melibatkan dua bank perantara dari masing-masing pihak yaitu acquiring merchant bank dan issuing customer bank. Prosedurnya e-customer memerintahkan kepada issuing customer bank untuk dan atas nama e-customer melakukan sejumlah pembayaran atas harga barang kepada acquiring merchant bank yang ditujukan kepada e-merchant. e.Setelah proses pembayaran selesai kemudian diikuti dengan proses pemenuhan prestasi oleh pihak e-merchant berupa pengiriman barang sesuai dengan kesepakatan mengenai saat penyerahan dan spesifikasi barang. . Dampak Penggunaan E-Commerce pada UKM Penerapan TI Memperkuat UKM India Konfederasi Industri India atau Confederation of Indian Industry (CII), awal bulan lalu merilis hasil survey yang memperlihatkan bahwa TI telah mengubah peruntungan segmen UKM di India. Survey yang dilaporkan awal November lalu ini menyebutkan bahwa penggunaan TI di kalangan UKM India dan hadirnya
website telah menghasilkan peningkatan pendapatan. Survey ini menunjukkan bahwa akuntansi dan pengelolaan inventaris (inventory management) merupakan dua wilayah kunci dimana e-commerce di kalangan UKM India kini tengah diterapkan. Dalam survey tersebut, dilaporkan bahwa 78% dari responden mengindikasikan suatu peningkatan dalam pendapatannya akibat penggunaan TI. Kemudian, 12% dari responden melaporkan peningkatan pendapatan antara 5-25%. Sementara itu, 8% responden melaporkan peningkatan pendapatan 25-50%. Peningkatan pendapatan ini kemungkinan disebabkan oleh berbagai keuntungan dari aplikasi TI oleh kalangan UKM. Dibandingkan tahun sebelumnya, ada peningkatan dalam persentase responden yang menggunakan TI, dengan tingkat penggunaan TI yang bertambah baik secara bertahap. Tren aplikasi TI untuk berbagai fungsi relatif sama untuk tahun ini. Keuangan tetap menjadi bagian yang paling tinggi dalam penerapan TI dalam suatu perusahaan, diikuti dengan bagian penjualan dan pemasaran, penelitian dan pengembangan (R&D) dan masalah korporat, demikian menurut survey tersebut. “Berkaitan dengan penggunaan Internet oleh kalangan UKM, ada peningkatan secara bertahap dalam persentase responden yang menggunakan Internet secara efektif dan efisien dibandingkan tahun sebelumnya,” berdasarkan survey tersebut. Survey CII-SME ini juga melaporkan meningkatnya kepedulian di kalangan UKM untuk memiliki website sendiri. .Beberapa Tips dan Trik dalam Penggunaan E-Commerce Saat ini, hampir semua calon konsumen menanyakan, “Ada websitenya nggak?” apabila ditawari sebuah produk, jasa atau pilihan berbisnis. Karena itulah, kini keberadaan sebuah Toko Online / Internet Marketing System menjadi hal penting dalam menjalankan business, baik berjualan barang maupun jasa. Maka, terlebih dulu harus diketahui masalah apa saja yang ditemui saat telah memiliki Toko Online / online shop. Siapa sebetulnya yang menjadi target customer? Apakah internasional atau nasional? Hal lain yang harus dipikirkan adalah masalah pembayaran, pemesanan, pengepakan dan pengiriman. Berikut adalah masukan dari anggota dan moderator milis Dunia Wirausaha yang sukses berjualan lewat internet, maupun sukses pula menjadi konsumen Toko Online : Umumnya masalah yang ditemui bagi (calon) konsumen dari Indonesia adalah yang berkaitan dengan kepercayaan. Calon konsumen banyak yang susah percaya dengan sistem penjualan online (misalnya, takut tertipu sudah melakukan pembayaran namun tidak ada pengantaran barang). Cara paling mudah untuk mencegah hal ini adalah dengan mencantumkan alamat dan nomor telepon di website atau di signature email, karena ini menjadi bukti bahwa penjualan ini tidak main-main atau bohongan, sekaligus memberikan kepercayaan pada calon konsumen bahwa penjual “mudah dicari”. Ini sesuai pula dengan masukan salah seorang anggota Milis Dunia Wirausaha yang melihat performance sebuah online shop berdasarkan history penjualan selama ini, misalnya di Ebay dimana konsumen bisa melihat sudah berapa banyak penjualan yang berhasil dilakukan. Ketidakpercayaan ini juga bisa timbul karena calon konsumen tidak bisa melihat
langsung contoh barang yang dijual. Karena itu, sebaiknya ada pula keterangan mengenai Info Barang. Perlu adanya info tentang barang yang jelas dan cukup detail karena calon konsumen tidak bisa langsung memegang dan melihat (langsung) barang yang ingin dibeli. Foto produk adalah hal yang sangat penting, termasuk juga apabila barang yang dijual tersebut multifungsi. Sebaiknya menyediakan berbagai tampilan foto yang memperlihatkan masing-masing fungsinya. Detail-detail lain yang selayaknya ditampilkan pula ialah : Pilihan warna (dengan foto) Info ukuran dan info bahan Info perawatan Info pengecekan jumlah barang yang tersedia. Sebaiknya langsung tersedia info ini (bukan menghubungi kembali), karena ini akan mempengaruhi keinginan konsumen untuk membeli (berkaitan dengan total berat barang yang yang akan dibeli dan perbandingannya dnegan ongkos pengiriman). Harga yang kompetitif. Pasalnya, konsumen online biasanya akan lebih mudah membandingkan dengan harga-harga jual di toko online lainnya ataupun toko biasa. Pengiriman yang murah dan cepat biasanya menjadi masukan juga untuk si calon konsumen. Beban biaya pengiriman akan lumayan terasa berat jika barangnya sendiri kecil secara ukuran atau murah secara nominal harga. Akan lebih baik jika ada penawaran beberapa jenis kiriman, biasa atau ekspress. Akan tetapi ada pula pengiriman barang yang tidak memperhatikan dimensi dan berat total barang. TIKI termasuk salah satu jasa pengiriman yang direkomendasikan karena calon konsumen bisa mengecek sendiri lewat www.tiki.co.id untuk melihat harga kirim sesuai wilayah dan berat. Alternatif lainnya, ialah membuat jasa kurir sendiri (khusus) untuk melayani pengiriman (untuk pengiriman lokal, misalnya Jakarta saja) dimana jasa kurir ini juga bisa bekerja sama dengan kurir lain untuk pengiriman luar kota. Untuk pembayaran, ada beberapa alternatif. Akan lebih mudah bagi konsumen apabila ada beberapa pilihan pembayaran misalnya: transfer bank setelah barang diterima, pembayaran didepan atau kartu kredit. Untuk COD (Cash on Delivery), sebaiknya hal ini dipilih apabila menggunakan jasa kurir pribadi, terutama untuk konsumen baru (yang baru pertama kali membeli atau memakai jasa) dimana umumnya mereka lebih merasa aman dengan COD. Akan jadi nilai plus apabila sang kurir bisa menerangkan pada konsumen tentang cara pemakaian barang tersebut. Pengemasan, tergantung pada barang apa yang dijual dan lokasi tujuan barang. Biasanya kalau dekat, cukup dengan plastik, namun untuk luar kota tetap harus ada pengemasan yang lebih kuat dan aman, apalagi jika barangnya dapat rusak atau pecah. Customer Service harus tersedia dan siap dihubungi oleh konsumen kapan saja. Karena ecommerce tergolong baru di Indonesia, jadi jika barang belum diterima, konsumen sering waswas dan terus menerus menghubungi penjual. Maka sangat diperlukan customer service yang dapat dengan cepat menanggapi pertanyaan maupun keluhan.
Pilih tempat web hosting yang reliable dan supportnya mudah di hubungi. Adanya keterangan update pemesanan sampai pengiriman. Misalnya, pemberitahuan setelah form pesanan diterima, pemberitahuan setelah pembayaran diterima, serta pemberitahuan mengenai waktu pengiriman dan perkiraan tiba di tempat konsumen. Insentif untuk pengunjung atau konsumen. Misalnya untuk konsumen yang aktif di website tersebut, ex: tersedia potongan harga senilai Rp.X untuk pengunjung yang mengisi kuesioner. Intinya, seperti masukan seorang anggota milis Dunia Wirausaha yaitu Toko Online yang “bagus” adalah yang bagus secara sistem aplikasi juga sistem pelayannya. Komersialisasi situs web. Pemilik juga harus memperhatikan sumber pendanaan per bulannya, antara lain untuk hosting dan domain. Jika belum mendapatkan pendapatan dari web, maka ia harus menyediakan cadangan dana. Karena itu mengkomersialisasi-kan web Toko Online juga bisa menjadi perhatian khusus. Contoh, lewat pemasangan iklan banner di mana pengiklan biasanya mau memasang iklan apabila web tersebut ramai pengunjungnya. Untuk melihat hal ini, perlu disediakan juga tools untuk memeriksa traffic kunjungan, dan cara-cara internet marketing yang baik (tidak melakukan spam).