Siklus Penggajian & Manajemen SDM & Strategi Pengembangan SIA

1 . Siklus Penggajian & Manajemen SDM
PROSES BISNIS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
Proses bisnis manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan pembuatan dan pengelolaan sistem informasi yang memproses informasi sumber daya manusia . Sistem sumber daya manusia menyediaaka alat untuk memproses data karyawan , seperti alamat karyawan , penggajian dan histori karyawan . Bagian ini akan mengilustrasikan konsep proses bisnis sumber daya manusia dengan melihat karakter dasar dari komponen sumber daya manusia dari SAP R/3.

Pemrosesan SDM pada SAP R/3
Modul sumber daya manusia pada SAP R/3 termasuk komponen yang menangani tujuan yang telah dinyatakan sebelumnya secara terintegerasi , pada lingkungan online .
SAP R/3 terdiri dari 2modul sumber daya manusia . Modul administasi personel (HR-PA) , yang berisi pengelolaan karyawan , seperti detail karyawan , data gaji , dan data kinerja karyawan . Modul perencanaan dan pengembangan personel (HR-PD) menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi .
Komponen manajemen waktu merupakan yang terpenting dan sering digunakan pada modul sumber daya manusia .
Komponen penggajian dapat menghitung pembayaran berdasarkan informasi akumulasi kehadiran pada komponen waktu atau berdasarkan jumlah yang tetap per periode pembayaran . Pengunaan tipe data yang telah didefinisikan atau cetak biru merupakan karakteristik penting dari sistem ERP seperti SAP R/3 .

Struktur Data SDM
Struktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data . struktur data sumber daya manusia terdiri dari 3 elemen :
- Data master sumber daya manusia
- Organisasii data sumber day manusia
- Tujuan sumber daya manusia

Data Master
Record data master pada modul HR-PA & HR-PD dibuat dan dikelola untuk unit organisasi , profil pekerjaan , karyawan, dan pelatihan . Sebagai contoh , perubahan master data karyawan mengikuti perubahan hidup dan karier yang terjadi . Seperti contoh yang diilustrasikan , sistem informasi daya manusia difokuskan pada pengelolaan record data dan bukan pada proses transaksi .

Organisasi data
Data di organisasi dan disajikan bagi para pengguna R/3 dengan infotypes dan event personel . infotypes adalah istilah dalam SAP yang menunjukkan kumpulan field data yang dikelompokkan bersama-sama untuk ditampilkan . Dalam istilah database , infotypes adalah suatu segmen .
Event personel adalah sebuah grup infotype dibuat untuk menyederhanakan entri transaksi sumber daya manusia . Event personel secara khusus dirancang untuk digunakan didalam perusahaan dan mudah untuk disesuaikan dalam R/3. Sebagai contoh, entri untuk karyawan yang menikah akan memerlukan lebih banyak informasi . Sistem juga menghitung tanggal berakhirnya periode percobaan karyawan baru . Sistem ini juga membuat posisi kosong jika karyawan yang ada dalam posisi itu dipindahkan atau keluar dr organisasi .

Objek SDM
Tipe objek sumber daya manusia didentifikasi dengan satu atau dua huruf sebagai kode untuk objek kualifikasi adalah “Q” kode untuk unit organisasi adalah “O” kode untuk objek posisi adalah “S” kode untuk objek pusat biaya adalah “K” . Sebagai contoh, biaya yang sering dibebankan kepusat biaya .
departmen pemasaran memiliki lima posisi . Setiap posisi punyaa deskripsii pekerjaan . Posisi-posisinya terdiri dari satu posisi manajer , satu posisi supervisor , dan 3 posisi penjual. Sebagai tambahan , posisi manajer dikualifikasikan dengan kualifikasi “memiliki kemampuan berbahasa jepang” karena departemen pemasaran sering melakukan koresponden dngan kantor cabang orang jepang .

PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROSES PENGGAJIAN
Proses penggajian sangat kompleks , pada perusahaan besar proses ini merupakan prosedur yang paling kompleks dalam operasinya . Pada huku, mana pun , kelalaian tidak dapat diampuni adalah tanggung jawab analis untuk menjaga agar tetap sesuai dengan hukum .

Personel
Personel (jabatan) kantor brtanggung jawab untuk menenmpatkan orang dalam penggajian perusahaan , melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi semua potongan dari pembayaran . Fungsi personel berbeda dengan penccatat waktu dan fungs penyiapan gaji .

Pencatat Waktu
Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja (job-time tickets) , Pencatat waktu bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengelola kartu pencatat waktu atau laporan kehadiran dan melakukan rekonsiliasi data tersebut dengan laporan ringkasan waktu kerja yang diterima dari produksi .

Penggajian
Perhatikan bahwa penyiapan gaji independen dari penyiapan data input yang digunakan sebagai dasar membayar laporan kehadiran dan data personel .
Beberapa karakteristik lain yang harus diperhatikan :
- Penggunaan rekening penggajian imprest secara terpisah untuk slip gaji untuk memudahkan rekonsiliasi.
- Rekonsiliasi independen dari laporan bank untuk penggajian .
- Penggunaan master pembayaran independen .

Persyaratan Pemrosesan Penggajian
Banyak file harus dikelola dalam sistem penggajian informasi dasar karyawan , seperti nama , alamat , besar gaji , potongan-potongan perlu untuk menyiapkan gaji . Register atau jurnal penggajian harus dikelola untuk mendokumentasikan gaji sesungguhnya . Perusahaan akan mencocokkan potongan potongan tersebut dan membayarkan nya ke pemerintah , Perusahaan melaksanakan bisnis antarnegara bagian yang diperlukan oleh Federal Fair Labor Standart Act (yang juga dikenal dengan Wages and Hours Law) , untuk membayar kelebihan jam kerja dengan tarif minimum satu atau satu setengah dari tarif regular untuk jam kerja malam dan untuk yang bekerja pada hari minggu atau hari libur .
Informasi dasar mengenai apa yang diperlukan oleh pemerintah USA mengenai penggajian ada pada publikasi circular E Employers Tax Guide yang ada pada Department of Treasury Internal Revenue Service .

Perencanaan dan Analisis Sistem
Pengembangan sistem adalah proses memodifikasi atau mengganti sebagian atau semua sistem informasi .
Garis besar perencanaan dan analisis sistem
Perencanaan sistem meliputi proses identifikasi subsistem yang ada pada sistem informasi yang pengembangan nya membutuhkan perhatian khusus . Analisis sistem dimulaii setelah perencanaan sistem telah mengidentifikasi subsistem yang akan dikembangkan tujuan nya adalah untuk memahami sistem dan permasalahan yang ada , memberikan gambaran informasi yang dibutuhkan dan untuk menetapkan prioritas untuk kerja sistem berikutnya .
Oleh karena itu sangat penting bagi seorang analis sistem untuk memahami dengan baik situasi permasalahan yang dihadapi manajemen dan informasi yang dibutuhkan .

Perencanaan Sistem dan Analisis Kelayakan
Pendekatan sistem yang secara total berbasis atas bawah sangat penting digunakan ketika mengembangkan sistem . Tanpa rencana keseluruhan sistem informasi yang akan dikembangkan hanya akan seperti berupa motif abstrak dalam sebuah jahitan kain perca . Rencana keseluruhan perlu mendapat kepastian untuk mencapai tujuan berikut ini :
- Sumber daya yang dimiliki akan ditujukan untuk subsistem yang paling membutuhkan sumber daya tersebut .
- Proses duplikasi dan upaya yang sia sia akan diminimalkan .
- Pengembangan strategi dalam organisasi akan konsisten dengan keseluruhan rencana strategis organisasi .

Perencanaan Sistem dan Manajemen Puncak
Peran pengembang sistem seperti layaknyaa seorang dokter yang memeriksa pasiennya , pasien hanya akan mampu mengungkapkan gejala-gejala yang timbul dan tugas dokterlah untuk menentukkan masalah sebenarnya dan penyebab sesungguhnya .
Dewan Penasihat
Dewan penasihat merupakan pendekatan yang berguna untuk memandu keseluruhan upaya pengembangan sistem , dewan penasihat harus bertanggung jawab atas kseluruhan perencanaan dan pengendalian upaya pengembangan sistem dalam perusahaan . Hal ini karena proyek-proyek tersebut haruslah dikendalikan da dikelola oleh seseorang yang melaporkannya secara periodik kepada dewan penasihat .


Mengembangkan Tujuan dan Batasan Sistem
Tujuan umum prusahaan harus memasukkan kseluruhan tujuan strategis yang berkaitan dengan siklus perencanaan jangka panjang perusahaan . Hal penting lainnya adalah faktor sukses kunci dari perusahaan faktor tersebut adalah karakteristik-karakteristik yang membedakan sebuah perusahaan dengan para pesaingnya dan merupakan kunci sukses bagi perusahaan . contoh , beberapa prusahaan menekankan kecepatan layanan , sementara yang lain menekankan kualitas produk dan banyak lainnya masih menekankan pada harga murah .

Mengembangkan Rencana Sistem Strategis
Output utama yang dihasilkan dewan penasihat atau individu yang bertanggung jawab atas pengembangan sistem adalah sebuah rencana sistem strategis.
Elemen kunci dalam sebuah rencana sistem strategis adalah :
- Keseluruhan pernyataan yang terkait dengan faktor sukses kunci dari perusahaan dan tujuan-tujuan perusahaan yang ingin dicapai .
- Deskripsi sistem dalam perusahaan yang membutuhkan upaya pengembangan .
- Pernyataan prioritas yang menunjukkan bidang-bidang mana saja yang akan mendapat prioritas paling tinggi .
- Garis besar sumber daya yang dibutuhkan , termasuk didalamnya biaya , orang , da peralatan .
- Rencana waktu pengembangan sistem tertentu .

Mengidentifikasi Proyek Tertentu yang Akan Diprioritaskan
Seperti telah dinyatakan sebelumnya rencana strategis harus mampu mengidentifikasi bidang-bidang tertentu yang akan mendapat prioritas utama.
Manfaat pengembangan sistem sering sulit untuk diukur karena itulah pertimbangan sisi keungan mudah terabaikan manakala memberikan prioritas pada proyek-proyek pengembangan sistem .
Dalam situasi ini akan sangat mudah untuk mengidentifikasi biaya yang muncul , jika demikian peningkatan tersebut dapat diestimasi dan dimasukkan dalam proposal resmi sistem .
Membentuk Komisi untuk Proyek Sistem
Dalam banyak hal pembentukkan komisi dalam proyek sistem adalah seperti halnya membentuk sebuah bangunan . Kebutuhan ini tergantung pada kekhususan proyek itu sendiri namun demikian pada umumnya membutuhkan ahli manajemen , akuntan , pengguna sistem , programer komputer , dan beragam individu teknisi pendukung .
Tahap-Tahap Analisis Sistem
- Survei Terhadap Sistem Saat ini .
- Mengidentifikasi Kebutuhan Informasi .
- Mengidentifikasi Kebutuhan Sistem .
- Mengembangkan Laporan Analisis Sistem .

Analisis Sistem Terstruktur
- Diagram Alur Logika vs Flowchart
- Desain Sistem vs Analisis Sistem
Langkah-langkah dalam analisis sistem terstruktur
- Mengembangkan Diagram Alur Data Logika
- Menentukkan kamus data
- Menentukkan metode akses
- Menentukkan logika proses

Garis Besar Desain Sistem
Sebuah desain sistem sangat mirip dengan layout arsitek sebuah rumah . sama halnya dengan perancang sistem ia perlu menyiapkan sebuah cetak biru yang dapat diimplementasikan oleh akun , programer komputer , dan pihak manajemen .
Dikarenakan minimnya keterlibatan pengguna dalam rencana desain , implementasi sistem dapat tidak populer dan pada akhirnya ditolak oleh para individu yang menjadi target dimana sistem tersebut didesain .

Langkah-Langkah Desain Sistem
Mengevaluasi Bebagai Alternatif Desain
- Enumarsi Alternatif Desain
- Menggambarkan Berbagai Alternatif
- Mengevaluasi Alternatif
Menyiapkan Spesifikasi Desain
Peraturan penting untuk mengembangkan spesifikasi desain adalah ahli desain harus bekerja secara terbalik yaitu dari output ke input . Dalamsetiap langkah disain , pertimbangan spesifikasi harus dibuat . Akhirnya Format input yang tepat media input dan volume transaksi harus pula dipertimbangkan ketika menentukan input .
Mempersiapkan dan Menyerahkan spesifikasi Disain Sistem .
Cetak biru proses bisnis .
Pertimbangan – Pertimbangan Umum pada Tahap Desain
- Desain Output
- Desain Database
- Pemrosesan Data
- Input data
- Pengendalian dan Ukuran Keamanan
Teknik-Teknik Desain
- Desain Formulir
- Desain Database
- Paket Desain Sistem
- Memilih perangkat Lunak dan Perangkat Keras
Kebijakan Umum Dalam Pengembangan Sistem
Mengembangkan sebuah sistem informasi adalah tugas yang kreatif dan menuntut upaya keras yang dapat dan seharusnya memberikan manfaat ekonomis bagi sebuah organisasi . Namun sejarah pengembangan sistem menunjukkan lebih banyak hasil yang positif bila proses pengembangan sistem tersebut terstruktur secara formal , terdokumentasi dan dapat dipantau melalui teknik-teknik pengendalian manajemen . Salah satu teknik pengendalian yang penting adalah secara aktif melibatkan pengguna utama dalam pengembangan sistem informasi .
Jenis permasalahan lainnya yang menghantui pengembangan sistem adalah kualitas komunikasi antara semua pihak yang tergabung dalam proyek pengembangan permasalahan ini dapat menyebabkan sebuah proyek yang terkontrol dengan baik menghasilkan sebuah sistem yang gagal memahami bahwa pengguna akhir tidak benar-benar membutuhkannya .




2. Strategi Pengembangan SIA

Akuntan dan pengembangan Sistem
Istilah sistem informasi akuntansi melibatkan aktivitas pengembangan sistem . Akuntan dapat menjalankan aktivitas pengembangan sistem baik untuk perusahaan mereka sendiri ataupun untuk perusahaan lain , dalam hal mereka memiliki posisi sebagai konsultan .

Karakteristik Pengembangan Sistem
Sebuah proyek pengembangan sistem biasanya terdiri dari tiga fase : analisis sistem , desain sistem , dan implementasi sistem . Analisis sistem menekankan tujuan sistem secara kseluruhan , dasar dari analisis ini adalah imbal balik antar tujuan sistem . Tujuan umum analidis sistem secara ringkas adalah sebagai berikut :
- Untuk meningkatkan kualitas informasi .
- Untuk meningkatkan pengendalian internal .
- Untuk meminimalkan biaya , jika memungkinkan .

Tujuan tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain dan kadang kala saling bertentangan . Imbal balik antara kualitas , ekonomis , dan manfaat , ataupun antara kemudahan dan realitas , haruslah ditentukan . pendekatan sistem merupakan suatu prosedur untuk mengadminitrasi proyek sistem , Pendekatan sistem merupakan satu proses yang terdiri dari enam tahap , yaitu :
1. Menentukkan tujuan sistem
2. Menyusun berbagai alternatif solusi
3. Analisis sistem
4. Desain sistem
5. Implementasi sistem
6. Evaluasi sistem

Setiap langkah perbaikan akan menambah detail tingkat perencanaan sistem dan pendekatan top down terhadap perbaikan yang terus-menerus memungkinkan terjadinya proses perbaikan dengan cara yang teratur .

Cetak Biru Proses Bisnis
Dengan cetak biru proses bisnis , perusahaan menggunakan cetak biru standar industri atau yang berlaku umum , dan bukannya mendesain sendiri sistem perusahaannya . Cetak biru yang terpilih kemudian disesuaikan dengan kebutuhan spesifik pembeli .
Pendekataan ini semakin populer ditahun-tahun terakhir .

Perkembangan Perilaku dalam Pengembangan Sistem
Manajemen , pengguna , dan personel sistem terlibat dalam perancangan dan suatu sistem informasi . Biasanya , tim perancang yang terdiri dari wakil pengguna , analis , dan manajemen dibentuk untuk mengidentifikasi kebutuhan , mengembangkan spesifikasi teknis , dan mengimplementasikan sistem yang baru .
Sistem informasi akuntansi merupakan sekumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentransformasi data menjadi informasi . informasi ini dikomunikasikan ke berbagai pengambil keputusan . Dalam buku ini , istilah sistem informasi akuntansi mencakup siklus pemrosesan transaksi , penggunaan teknologi informasi , dan pengembangan sistem informasi .
Tanggung jawab departement sistem informasi adalah pemrosesan data , tujuan setiap proses bisnis ini adalah menjadi bagian integral dari struktur pengendalian internal organisasi .
Masalah pengelolaan proyek , masalah organisasional , masalah teknik biasa terjadi dalam implementasi sistem informasi . Filosofi perancangan sistem yang berorientasi pada pengguna menyarankan sikap dan pendekatan pengembangan sistem yang secara sadar mempertimbangkan seluruh konteks organisasi .


Pengarang : George H. Bodnar & William S. Hopwood .
Judul : Sistem Informasi Akuntansi edisi 9 .
Hal : 22-26 & 359 – 466 .